Une ressource doit se rendre aux bonnes personnes.

Publier une ressource répond à une question : où se trouve-t-elle?

Cela ne dit pas encore comment les gens vont la trouver, l’utiliser ou savoir qu’elle a changé.

Mes rôles en communications et en activités numériques me ramènent à une question qui traverse aussi mon travail en formation : qu’est-ce qui aide les personnes à mettre une idée en pratique?

Suivre le parcours de la personne

Au United States Center for Coaching Excellence, mon travail touche la stratégie ainsi que l’organisation de la publication et de la diffusion. À l’International Council for Coaching Excellence, il porte sur la structure du site, les mises à jour et son fonctionnement. Avec Orienteering Canada, je contribue aux communications Web, par courriel et sur les réseaux sociaux.

Le site Web n’est qu’une partie des communications d’un organisme. Il faut regarder tout le parcours qui mène d’une question à une ressource utile.

Imaginons un bénévole qui cherche le guide à jour. Il repart d’un ancien courriel, suit le lien et arrive sur une version périmée.

Créer une nouvelle page ailleurs ne corrige pas forcément son parcours. Il faut partir du chemin qu’il utilise réellement, prévoir un accès fiable à la version à jour, identifier les anciennes versions et corriger les liens qui y mènent.

Une ancienne version peut devoir être conservée comme document de référence. Elle ne devrait pas ressembler à la consigne actuelle. La distinction doit être claire au moment où la personne s’apprête à agir.

Observer une recherche réelle

Demandez à un bénévole de trouver la réponse sans l’aider. Où hésite-t-il? Quel lien choisit-il? Comment reconnaît-il la bonne version?

Cette observation peut vous apprendre davantage qu’une nouvelle révision entre collègues qui connaissent déjà le site.

Donner une tâche précise à l’IA

L’IA peut aider lorsqu’on lui confie une tâche bien délimitée et un résultat attendu clair : préparer un résumé à partir de documents approuvés, par exemple, ou regrouper des questions à partir de contenu approprié et non sensible.

Une personne doit ensuite vérifier le résultat. Respecte-t-il les sources? A-t-il omis quelque chose dont le lecteur a besoin?

Lorsqu’il est question d’exigences de formation ou d’une publication de l’organisme, la responsabilité reste entre les mains des personnes compétentes.

Le choix de l’outil vient après la définition de la tâche et de ses contraintes.

Prévoir ce qui suit le lancement

La technologie est utile lorsqu’elle aide les gens à accomplir leur travail.

Le lancement donne à la ressource un endroit où vivre. Le suivi lui permet de rester utile.

Les rôles à l’USCCE, à l’ICCE et auprès d’Orienteering Canada sont décrits dans mon profil LinkedIn. Le parcours du bénévole qui cherche un guide est un exemple illustratif.